7 głównych zadań SPEDYTORA DROGOWEGO
Osoby, które zastanawiają się nad rozpoczęciem pracy w spedycji często poszukują odpowiedzi na pytanie: „Czym właściwie zajmuje się spedytor drogowy?”. Mogłoby się wydawać, że pracę spedytora można określić jednym twierdzeniem czyli, że jest to „Organizacja przewozu towarów”, jednak nic bardziej mylnego! Nie ma uniwersalnej definicji obowiązków spedytora, ponieważ ich zakres może być bardzo szeroki i specjalistyczny, w zależności od rodzaju organizowanego przewozu i wielkości firmy w jakiej pracuje.
Dlatego, aby trochę przybliżyć obszary pracy spedytora, przygotowałam dla Ciebie listę „7 głównych zadań spedytora drogowego”.
- Współpraca z kontrahentami
Dla spedytora głównymi kontrahentami są klienci oraz przewoźnicy. Współpraca z nimi występuję na każdym etapie procesu transportowego. Polega m.in. na zbieraniu informacji o ładunkach jakie klient posiada do przetranortowania oraz sprawdzaniu z przewoznikiem dostępnych aut, które mogłyby zrealizować dane przewozy.
Aby współpraca z Twoimi kontrahentami była efektywna, pamiętaj, aby opierała się na skutecznej komunikacji oraz budowaniu długoterminowej relacji.
- Doradztwo
Doradztwo w zawodzie spedytora może polegać na:
– pomocy w wyborze odpowiedniego środka transportu, dopasowanego do wymaganych warunków przewozu towaru,
– określaniu najodpowiedniejszej trasy przewozu towaru, aby było to realizowane bezpiecznie i możliwie po najniższych kosztach,
– doradztwie dotyczącym np. sposobu zabezpieczenia ładunku czy przygotowaniu stosownej dokumentacji transportowej.
- Wycena usług
To zadanie, które w codziennej pracy spedytora pojawia się bardzo często. Polega na analizowaniu i przygotowywaniu cen za konkretne usługi transportowe. Zazwyczaj ten proces rozpoczyna klient. Kontaktuje się on ze spedytorem w celu uzyskania informacji o kosztach transportu jego towaru na danej trasie i w wyznaczanym terminie. Na tym etapie klient nie możne pominąć podstawowych informaci o ładunku, gdyż bez tego nie byłoby możliwe dopasowanie odpowiedniego środka transportu. Spedytor analizuje koszty podwykonawców oraz ewentualne dodatkowe opłaty, takie jak np. tunele czy promy, a następnie po dodaniu do tego wymaganej marży, będącej wynagrodzeniem spedytora, przesyła ofertę do klienta.
- Opracowanie instrukcji transportowej / zlecenia spedycyjnego
To zadanie polega na zebraniu podstawowych informacji dotyczących ładunku, czasu i lokalizacji miejsca załadunku oraz rozładunku, w celu poprawnego potwierdzenia zlecenia usługi transportowej z klientem. Dodatkowo, dzięki temu spedytor ma możliwość przygotowania instrukcji transportowej dla przewoźnika, zgodnie z którą będzie on zrealizował przewóz danego towaru.
- Zarządzanie
Spedytor na każdym etapie procesu transportowego jest zobowiązany do podejmowania różnych decyzji. Na podstawie swojej wiedzy i doświadczenia decyduje o doborze odpowiedniego środka transportu, wyborze przewoźnika czy trasy jaką towar ma zostać przewieziony. Spedytor zarządza tym procesem i w razie trudności musi podejmować decyzje i wykonywać czynności, które umożliwią rozwiązanie pojawiających się problemów.
- Koordynacja i monitoring
Jest to nic innego jak stały kontakt z przewoźnikiem i klientem. Celem tych działań jest zbieranie informacji o aktualnym etapie procesu transportu, ustaleniu czy idzie on zgodnie z planem i sprawdzeniu czy występują zagrożenia, które mogą mieć wpływ na wcześniejsze ustalenia z klientem. Te działania są źródłem informacji niezbędnych do odpowiedniego zarządzania procesem transportowym.
- Rozliczanie usługi
To wszystkie czynności związane z zamknięciem usługi transportowej, czyli:
- wystawienie faktur,
- weryfikacja dokumentów transportowych,
- wysłanie faktury sprzedażowej do klienta,
- zaakceptowanie faktury kosztowej Twojego przewoźnika.
Rozliczanie usług wymaga szczególnej uwagi i skrupulatności, ponieważ każdy błąd może powodować problemy w uzyskaniu zapłaty za wykonaną usługę, lub opóźnienie w jej otrzymaniu.
Teraz już wiesz, dlaczego wcześniej pisałam, że zakres obowiązków w zależności od firmy może się od siebie różnić?:) Może się zdarzyć, że nie będziesz w żadnym stopniu związany/a z wystawianiem i weryfikowaniem faktur, bo będzie zajmował się tym dział księgowości w Twojej firmie. I tak samo może być w przypadku innych obowiązków.
Jesteś w trakcie poszukiwań pracy w spedycji drogowej?
Trzymam za Ciebie kciuki!:)
