negocjacje

Negocjacje są codziennym elementem pracy spedytora. To jedno z nielicznych stanowisk w branży logistycznej, gdzie tak wiele zadań i celów zależy od umiejętności negocjacyjnych. Spedytor, niemal jak handlowiec, w każdym aspekcie swojej pracy powinien dostrzegać możliwość zawarcia transakcji – czyli zorganizowania transportu. Niezależnie od tego, czy dysponujesz tylko ładunkiem i szukasz odpowiedniego pojazdu, czy też masz pojazd i szukasz pasującego ładunku, kluczowe jest umiejętne negocjowanie. Nawet w okresach spowolnienia rynkowego spedytor powinien aktywnie szukać okazji do realizacji usług, potocznie mówiąc, próbować zorganizować zlecenie bez posiadania wolnego auta lub ładunku.

Przygotowanie to podstawa

Przed rozpoczęciem negocjacji należy dokładnie przygotować się do rozmów. Jeśli masz ładunek do przewiezienia, musisz znać jego szczegóły: wagę, wymiary, ilość oraz wymagany typ pojazdu. Warto zastanowić się, czy ładunek można załadować na różne typy pojazdów, np. firankę, chłodnię lub pojazd typu walking floor. Posiadając te informacje, będziesz mógł dokładnie określić swoje potrzeby i sprawdzić, czy przewoźnik jest w stanie je spełnić.

Analiza trasy i kosztów

Przed podjęciem negocjacji ważne jest również przeanalizowanie trasy transportu, oszacowanie czasu potrzebnego na przewóz towaru oraz określenie potencjalnych kosztów dla przewoźnika. Warto zastanowić się, jakie czynniki mogą wpłynąć na cenę transportu, takie jak czas tranzytu, destynacja, waga oraz sposób załadunku i rozładunku towaru. Znajomość aktualnej sytuacji rynkowej, czyli dostępności pojazdów i cen przewozów na danej trasie, pozwoli na bardziej efektywne negocjacje.

Znajomość rynku

Kluczowa jest znajomość rynku – cen za przewozy na danej trasie oraz specyfiki ładunków. Wiedza o tym, czy ładunek jest uniwersalny, lekki, ciężki, czy występują problemy na załadunku i rozładunku, ma ogromny wpływ na pozycję negocjacyjną. Osoby dobrze przygotowane mają przewagę, ponieważ znają swoje krytyczne punkty, czyli minimum potrzebne od klienta i maksimum, jakie mogą zaoferować przewoźnikowi.

Analiza pozycji przeciwnika

Spedytor musi również skutecznie analizować pozycję swojego rozmówcy, czyli zarówno klienta, jak i przewoźnika. Klientem może być właściciel ładunku, a przewoźnikiem – właściciel pojazdu. Celem spedytora jest wypracowanie takiej stawki, która będzie satysfakcjonująca zarówno dla firmy, jak i dla klienta i przewoźnika.

Komunikacja

Umiejętności komunikacyjne są równie ważne jak przygotowanie merytoryczne. To, w jaki sposób przekazujesz swoje oczekiwania, warunki i propozycje, ma kluczowy wpływ na to, czy druga strona będzie chciała prowadzić z Tobą negocjacje. Dlatego warto starannie zaplanować początkowe wypowiedzi, zwłaszcza jeśli negocjacje prowadzone są telefonicznie lub za pośrednictwem komunikatorów.

Określenie BATNA

Kolejnym ważnym elementem negocjacji jest określenie swojej BATNA – Best Alternative to a Negotiated Agreement, czyli najlepszej alternatywy na wypadek niepowodzenia negocjacji. W kontekście transportu oznacza to, że zawsze powinieneś mieć plan B. Jeśli przewoźnik nie zgodzi się na Twoje warunki, musisz wiedzieć, czy masz inne dostępne auto, które wykona transport, nawet w wyższej cenie. Analogicznie, jeśli klient nie zaakceptuje Twojej ceny, powinieneś mieć alternatywny ładunek, który możesz przewieźć.

Gotowość do rezygnacji

Doświadczeni negocjatorzy wiedzą, że czasami rezygnacja może zakończyć się sukcesem. Często zdarza się, że po chwili druga strona wraca do negocjacji i akceptuje warunki, które wcześniej odrzuciła. Ważne jest, aby być przygotowanym na taką sytuację i wiedzieć, kiedy warto się wycofać.

Negocjacje nie tylko cenowe

Negocjacjom podlega nie tylko cena, ale także terminy płatności, forma rozliczenia transakcji oraz daty załadunku i rozładunku. Czasami można przestawić daty w taki sposób, aby jedna strona uzyskała niższą cenę za przewóz, a druga możliwość zoptymalizowania pracy kierowcy.

Emocje pod kontrolą

Zakończenie negocjacji sukcesem wymaga panowania nad emocjami. Tylko otwarta i konstruktywna komunikacja prowadzi do sukcesu. Kluczem do stania się świetnym negocjatorem jest dobra znajomość swojego produktu – w przypadku spedytora jest to usługa organizacji transportu. Ważne jest zrozumienie potrzeb klienta i przewoźnika oraz ciągłe doskonalenie swoich umiejętności negocjacyjnych.

Podsumowanie

Negocjacje w spedycji są wyzwaniem, które wymaga odpowiedniego przygotowania, znajomości rynku, umiejętności komunikacyjnych oraz gotowości do rezygnacji i szukania alternatywnych rozwiązań. Kluczem do sukcesu jest konstruktywna komunikacja, panowanie nad emocjami oraz ciągłe doskonalenie swoich umiejętności. Tylko praktyka pozwoli Ci stać się lepszym negocjatorem.